Vorstand
BARGFELDER SPORTVEREIN E.V.
Geschäftsverteilung Vorstand
1. Vorsitzender
Der 1. Vorsitzende hat primär folgende Aufgaben wahrzunehmen:
- vereinsinterne, übergeordnete Aktivitäten zu koordinieren
- den BSV in der 'Öffentlichkeit’ zu repräsentieren
- Kontakte zur Gemeindevertretung und -verwaltung, dem Bürgermeister, den Behörden, der Schule, den Sportverbänden (nicht deren Fachverbänden!) sowie anderen Vereinen zu pflegen
- die Geschäftsstelle als Vorgesetzter zu leiten
Im Einzelnen gehören zu diesen Aufgaben/Funktionen:
Vorstandsarbeit:
- Sitzungen des Geschäftsführenden, wie erweiterten Vorstandes einzuberufen und leiten
- Tagesordnung zu erstellen
- Berichte der Ressorts/Fach-/Sachbereiche abfordern
- in Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle/anderen Vorstandsmitgliedern Anträge zu formulieren
- Umsetzung von Beschlüssen zu veranlassen und zu kontrollieren
- Sitzungsprotokolle gegenzuzeichnen
- Jahreshauptversammlungen/außerordentliche Mitgliederversammlungen
einzuberufen und leiten
- Umsetzung von Beschlüssen Der Jahreshauptversammlung zu veranlassen und zu
kontrollieren
- Sitzungsprotokolle gegenzuzeichnen
- Satzungsänderungen auf Anforderung erarbeiten
Mitarbeit/Kontrollfunktion in anderen Bereichen:
- bei der Erstellung des Haushaltsplanes mitwirken
- Sozial-, Repräsentations- und Gemeinschaftspflegeetat zu verwalten
- das Rechnungswesen (Einnahmen/Ausgaben) zu kontrollieren
- die Arbeit der Geschäftsstelle hinsichtlich Abgaben zur Knappschaft/Sozial-/Rentenversicherung und in der allgem. Arbeit zu kontrollieren
- Zahlungsanweisungen erteilen bzw. gegenzeichnen
- Aktualität von Geschäftsordnung/Satzung/Beitragsordnung zu kontrollieren
Sportbetrieb:
- Verträge/Vereinbarungen/Absprachen erarbeiten
- Verhandlungen führen, sofern Standards/Vorgaben nicht vorliegen
- Abschlüsse unterzeichnen
- Hallenbelegung zu koordinieren
- zeichnet für die Halle intern und extern verantwortlich
- vorübergehende Vertretung einer Sparte
Außerdem:
- Regelmäßiger Gedankenaustausch mit der Gemeinde/dem Bürgermeister
- Kontakt zum Schulverband zu halten
- In Zusammenarbeit mit dem Schriftführer: Darstellung des Vereins in der Presse
- Pflege der Homepage
2. Vorsitzender
Der 2. Vorsitzende ist der Vertreter des ersten Vorsitzenden im Falle dessen Abwesenheit. Darüber hinaus liegt der Schwerpunkt seiner Tätigkeit in der Betreuung der gepachteten Räumlichkeiten und der Sparten.
Im Einzelnen ergeben sich hieraus folgende Aufgabenfelder:
Vorstandsarbeit:
Mitarbeit/Kontrollfunktion in folgenden Bereichen:
Sportbetrieb:
Extern:
3. Vorsitzender
Der 3. Vorsitzende vertritt den ersten und/oder den zweiten Vorsitzenden im Falle ihrer Abwesenheit. Gleichzeitig ist er für den „Außenbereich“ und die Gerätschaften verantwortlich.
Hieraus ergeben sich folgende Aufgaben:
Vorstandsarbeit:
Mitarbeit/Kontrollfunktion in folgenden Bereichen:
Sportbetrieb:
Extern:
Schriftführer
Grundsätzlich obliegt es dem Schriftführer, alle externen und vereinsinternen Publikazu erstellen und zu kommunizieren. Er soll durch seine Tätigkeit informieren, dokumentieren, Imagepflege nach außen und innen betreiben, Diskussionen anregen und auch die Kommunikation zur Selbstdarstellung des BSV betreiben.
Als wesentliche Produkte seiner Arbeit sind die BSV-Nachrichten, Pressemitteilungen und die Gestaltung des BSV-Kastens anzusehen. Um diesen Anspruch realisieren zu können, bezieht er Informationen aus allen Sparten, von Verbänden, der Geschäftsstelle und der Vorstandsarbeit.
Im Einzelnen sind u.a. folgende Aufgaben/Funktionen wahrzunehmen:
Protokollführung
- Protokolle zur Jahreshaupversammlung oder Mitgliederversammlung erstellen
- Ergebnisprotokolle zu Vorstandssitzungen anfertigen
Öffentlichkeitsarbeit
- Kontakte zur lokalen Presse herstellen und pflegen
- Berichte/Vorlagen erarbeiten und durch die lokale Presse veröffentlichen lassen
- BSV-Kasten gestalten und laufend wechselnden Aushang vorsehen
- Plakate entwerfen und zum Aushang bringen (Haus der Vereine, Schulturnhalle, Ladengeschäfte usw.)
- dem ersten Vorsitzenden Berichte/Fotos für die Homepage zukommen lassen
BSV-Nachrichten (Vereinsorgan)
- Zeitplan erstellen (Redaktionsschluß, Drucklegung, Verteilung)
- Verteilerplan und Auflagenstärke bestimmen
- Beiträge abfordern und sammeln
- Beiträge aufbereiten und redigieren
- Layout/Aufbau entwerfen und gestalten
- Textvorlagen redaktionell bis zur Druckreife aufbereiten
- Druck veranlassen
- Korrekturabzüge redigieren
Kassenwart
Der Kassenwart ist zuständig für das Rechnungswesen. Ihm obliegt, die Bücher des BSV nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung unter Beachtung gesetzlicher, steuergesetzlicher Richtlinien und der Vorgaben der Vereinssatzung zu führen und zu verwalten.
Er ist verpflichtet, die Aufzeichnungen so vorzunehmen, dass der BSV den Anforderungen der Finanzämter und der Sozialversicherungsträger jederzeit nachkommen kann und Prüfungen beanstandungslos gerecht wird. Er fungiert als Ansprechpartner für die zitierten Behörden/Ämter/Körperschaften/Einrichtungen.
Alle Buchungsunterlagen hat er so zu archivieren, dass der aktuelle Stand der Finanzen sowie der Verwendungsnachweis eingesetzter Mittel jederzeit erbracht oder nachgewiesen werden kann. Er ist gehalten, den Kassenprüfern oder dem ersten Vorsitzenden, ggf. seinem Vertreter, Auskunft zu erteilen und auf deren Begehren hin, Bücher oder Buchungsunterlagen vorzulegen.
Des Weiteren hat er dafür Sorge zu tragen, dass der BSV seinen Zahlungsverpflichtungen Temin gerecht nachkommt. Lässt der Zahlungseingang die Erfüllung der Aufgabe nicht zu, ist umgehend der geschäftsführende Vorstand anzusprechen und dessen Entscheidung zur Aufrechterhaltung der Zahlungsfähigkeit zu erwirken.
Im Einzelnen sind u.a. nachstehende Aufgaben/Funktionen wahrzunehmen:
Rechnungslegung
- Bücher/Journal führen
- Buchungsunterlagen gestieren und ablegen
- Bargeldbestand und Kassenbuch der Geschäftsstelle kontrollieren
- ggf. Konten der Sparten kontrollieren und prüfen
- Ausgaben der Sparten bezüglich der genehmigten Sparten beobachten
- Spendenzahlungen bearbeiten und -quittungen ausstellen
- Jahresrechnungsabschluss erstellen
- Haushaltsplan entwerfen, abstimmen und verabschieden lassen
- SOLL/IST-Vergleich auf den Quartalsschluss erstellen
- Öffentliche Mittel vergabegemäß vereinnahmen und verwenden
Zahlungsverkehr
- Bankkonten führen
- Zahlungseingänge, auch Mitgliedsbeiträge, überwachen und verbuchen
- Zahlungsaufträge termingerecht erteilen und verbuchen
- Zins- und Tilgungsleistungen für Darlehen termingerecht veranlassen
- öffentliche Abgaben (Steuern, Sozialbeiträge usw.) termingerecht abführen/abfordern
- Übungsleiter-/Trainerentgelte absprachegemäß anweisen
Jugendwart
Der Jugendwart vertritt die Interessen der jugendlichen Mitglieder des BSV im Vorstand.
Im Wesentlichen hat er alle Aufgaben/Funktionen, die in der Jugendordnung des KSV und/oder der Satzung des BSV aufgezeigt bzw. geregelt sind, wahrzunehmen.
Ergänzend hierzu obliegen ihm u.a. nachstehende Funktionen/ Aufgaben:
Jugendversammlungen:
- jährliche Jugendversammlung vorbereiten und/oder einberufen und leiten
- Jahresbericht erstellen und abgeben
- Jahresplanung erarbeiten und vorstellen
- Jahresplan für Aktivitäten erstellen und darüber abstimmen lassen
- erforderliche Mittel beziffern und einwerben
- Beschlüsse/Vorgaben umsetzen
- Versammlungsprotokolle gegenzeichnen
Jugendausschuss (sofern vorhanden):
- Sitzungen einberufen und leiten
- Tagesordnung erstellen
- Informationen über Aktivitäten abfordern/geben
- Berichte aus den Sparten abfordern
- Beschlüsse umsetzen/veranlassen
- Sitzungsprotokolle gegenzeichnen
Vereinsinterne Jugendarbeit:
-jugendlichen Mitgliedern als Ansprechpartner zur Verfügung stehen
- Spartenleitungen bei deren Jugendarbeit unterstützen
- Übungsleitern/Trainern auf Anforderung als Gesprächspartner zur Verfügung stehen
- jugendliche Mitglieder für die Mitarbeit im BSV gewinnen
- jugendliche Mitglieder gewinnen für die Ausbildung zu Übungsleitern/
Schiedsrichtern/Jugendbetreuern
- Aktivitäten für Jugendliche planen und durchführen
Im Vorstand:
- Vertretung der Interessen jugendlicher BSV-Mitglieder
- Themen aus der Jugendversammlung in die Sitzungen des Vorstandes einbringen
- Anforderungen an den Jahreshaushalt definieren
Spartenleiter
Als Mitglied des erweiterten Vorstands übernimmt der Spartenleiter die sportfachliche Verantwortung in der Sparte sowie die Führung der Sparte.
Bei der Ausübung der Funktion wird er im Rahmen der Satzung und der Beschlüsse des geschäftsführenden Vorstandes vom geschäftsführenden Vorstand und der Geschäftsstelle unterstützt.
Der Spartenleiter ist verantwortlich (im Sinne des Vereins-, Finanz- und Strafrechts) für alle finanziellen Aktionen innerhalb seiner Sparte besonders aber solcher, die dem Vorstand nicht angezeigt wurden. Sollten in der Sparte Umsätze/Gewinne durch Aktionen gemacht werden, die nicht vom Vorstand gebilligt, steuerlich abgesetzt und allgemeinnützig sind, hat allein der Spartenleiter hierfür die Verantwortung zu tragen.
Im Einzelnen sind u.a. nachstehende Aufgaben/Funktionen wahrzunehmen:
Spartenintern:
- für die Einhaltung der vom Fachverband vorgegebenen Regeln für den Trainings- und
Wettkampfbetrieb sorgen
- Pflege der Gemeinschaft betreiben und Zusammengehörigkeitsgefühl in der Sparte
fördern
- als Ansprechpartner für alle aktive Mitglieder zur Verfügung stehen
- für die Umsetzung der Satzung und der Beschlüsse des geschäftsführenden Vorstands zu sorgen
- Interessenten auf Mitgliedschaft beraten, Anträge entgegennehmen und an GST weiterleiten
- Jugendarbeit in der Sparte fördern und Zusammenarbeit mit den Eltern suchen
- Arbeit des Jugendwartes unterstützen
- als Gesprächspartner für die Übungsleiter/Trainer/Mannschaftbetreuer fungieren
- Übungsleiter/Trainer/Mannschaftsbetreuer anwerben
- Gültigkeit von Lizenzen der Übungsleiter/Trainer überwachen und erforderlichenfalls
Verlängerung der Lizenzen über Geschäftsstelle (GST) beantragen
- Spielerpässe über die GST beantragen und verwalten
- Geräte/Materialien über Vorstand (3. Vorsitzender) oder selbst bestellen (wenn noch
Geld im Budget)
- Ersatzbeschaffungen und Reparaturen mit GST und erstem Vorsitzenden abstimmen
- Ausgaben mit zugewiesenem Jahresbudget abgleichen
- Bedarf für Haushalt des Vereins ermitteln
- nur für Außenanlagen: Koordination/Organisation der Platzpflege mit dem Platzwart
Trainings- und Spielbetrieb
- Belegungs-/Zeitpläne für die Außenanlagen (Tennis/Fußball) erarbeiten, die GST/de ersten
Vorsitzenden informieren und die Pläne veröffentlichen
- Belegungs-/Zeitbedarf für Sporthalle erfassen und an den ersten Vorsitzenden leiten;
- Mannschaften bilden und melden (Punkt-, Pokal- und Freundschaftsspiele)
- Spielpläne koordinieren (Absagen, Verlegungen)
- Spielberichte erstellen und versenden lassen
- Unfälle der GST unverzüglich melden
Vereinsintern:
- ist kraft Amtes Mitglied des erweiterten Vorstandes
- bringt Themen /Anliegen der Sparte in die Vorstandarbeit ein
- unterstützt den Schriftführer bei der Öffentlichkeitsarbeit
- bringt Budgetanforderung für Haushalt fristgerecht ein
Verbandsarbeit
- Kontakte zum Fachverband und/oder dessen Ausschüssen pflegen
- Verbandstagungen besuchen
- Teilnehmer für Tagungen und Lehrgänge vorschlagen Übungsleiter/Trainer/Schieds-/
Kampfrichter)
- Anträge/Meldungen erstellen und der GST zur weiteren Bearbeitung zuleiten
Trainingslager/Turniere
- Vorhaben planen und mit dem geschäftsführendem Vorstand abstimmen/besprechen
- Vorhaben organisieren und durchführen
- finanziellen Aufwand feststellen
- erforderliche Mittel einwerben
- Zuschüsse (Kreis, Gemeinde, Verbände) über die Geschäftsstelle beantragen
Leiter/in der Geschäftsstelle
Der/Die LdG ist für die ordnungsgemäße und sachgerechte Führung der Geschäftsstelle verantwortlich. Er/Sie unterstützt Vorstand und Spartenleiter bei ihren Aufgaben im Zeitrahmen der vertraglichen Vereinbarungen. Schwerpunkte seiner/ihrer Tätigkeit sind:
Mitgliederverwaltung:
- Mitgliederkartei aktuell führen
- Einzug von Mitgliedsbeiträgen (Listenverfahren) bearbeiten
- Anzahl der Mitglieder der einzelnen Sparten ausweisen
- Mitgliedern als Ansprechpartner zur Verfügung stehen
- Anträge auf Beitritt bearbeiten und archivieren
- Kündigungen von Mitgliedschaften entgegennehmen und bearbeiten
Verwaltung
- Posteingang sichten und mit dem 1. Vorsitzenden besprechen
- Schriftgut an die Funktionsträger des BSV verteilen
- Kasse der Geschäftsstelle führen (Barbestand und Kassenbuch)
- Anträge erstellen und bearbeiten (Fördermittel für Sportgerät, Übungsleiter/Trainer, Reisen
usw.)
- Anträge bearbeiten (gemeldeter Sportunfälle, Anforderungen des Jugendwarts, Anforderungen
der Sparten)
- erforderliche Ersatzbeschaffungen in den Haushaltsplan einbringen
- Geschäftsunterlagen des BSV ablegen, archivieren und verwalten
- Interessen des BSV bei der Erstellung des Bargfelder Kalenders wahrnehmen
- Bestandsmeldungen an LSV/KSV jährlich erstellen und versenden
Sportbetrieb
- Anforderung von Spielerpässen usw.
- Kontakt zu Fachverbänden/Versicherungen usw.
- Ansprechpartner für Übungsleiter bezüglich Materialwünsche usw (wenn kein
Spartenleiter)
- Gültigkeit von Lizenzen der Übungsleiter/Trainer überwachen und erforderlichenfalls
Verlängerung der Lizenzen begehren/abverlangen
- Angebote der Sportverbände für Lehrgänge den Spartenleitungen übermitteln
- vorbereitere Anmeldungen zu Lehrgängen entgegennehmen, auf sachliche Richtigkeit prüfen
und versenden (Übungsleiter/Trainer/Schieds-/Kampfrichter)
- Kontakte zur Geschäftsstelle des KSV pflegen